Betekenis van ‘facilitaire dienstverlening’

‘Facilitaire dienstverlening’, er lijkt nogal wat verwarring te bestaan over wat dit precies inhoudt. Voor sommige mensen staan facilitaire diensten gelijk aan schoonmaak. Voor anderen komt er veel meer bij kijken. Wie heeft het bij het rechte eind?

Oorsprong van het woord ‘facilitair’

Om de juiste betekenis te koppelen aan ‘facilitaire dienstverlening’ of ‘facilitaire diensten’, kijken we allereerst naar de oorsprong. ‘Facilitair’ komt van het Latijnse ‘facilitas’. Dat heeft onder meer als betekenis: ‘gemakkelijkheid’. De link met ‘facile’ in het Frans of het Italiaans is snel gelegd. Facilitaire dienstverlening is er dus op gericht om het anderen ‘gemakkelijk’ te maken. Maar dat kan natuurlijk op heel veel manieren.

Eerste gebruik

De term ‘facility’ duikt in deze betekenis voor het eerst op in 1978 in de Verenigde Staten. Begin jaren tachtig ziet de International Facility Management Association (IFMA) daar het levenslicht. Enkele jaren later waait de term over naar Groot-Brittannië. Midden jaren tachtig volgt de introductie in West-Europa.

Door de jaren heen zijn verschillende definities uitgewerkt. De grootste gemene deler van al die definities geeft de volgende betekenis aan ‘facilitaire diensten’:

“Facilitaire diensten omvatten alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie.”

Waarbij het primaire proces bestaat uit het produceren van goederen of het verlenen van diensten. Het secundaire proces is dan dat van de facilitaire diensten. Het komt er dus op neer dat een facilitaire dienstverlener de best mogelijke werkomstandigheden schept voor zijn klanten.

Facility management of facilitair management heeft dan als betekenis: “het beheren van al deze ondersteunende activiteiten”. Dan gaat het niet meer om het louter uitvoeren van bepaalde taken, maar ook om de planning, controle en opvolging. Facilitaire dienstverlening situeert zich op het operationele niveau. Facilitair management leunt aan bij het strategische niveau van een organisatie. Facilitaire dienstverlening heeft dus een heel brede betekenis en omvat tal van services.

Brede betekenis van facilitaire diensten

In de bovenstaande definitie is sprake van ‘alle ondersteunende activiteiten’. Maar wat bedoelen we daarmee? Schoonmaak in de breedste zin van het woord is zeker één van die activiteiten. Maar facilitaire diensten hebben een veel bredere betekenis. Ook de volgende diensten worden erbij gerekend:

• Groenonderhoud
• Parkingonderhoud
• Technisch onderhoud
• Ongediertebestrijding
• Catering
• Afvalbeheer
• Evenementenbeheer
• Beveiliging
• Bewaking

Aanbesteden

Om u te ondersteunen in facilitaire dienstverlening begeleidt ATIR België u bij uw (Europese) aanbestedingen en inkoop van de schoonmaak. Dit betreft niet alleen simpelweg het uitvoeren van de Europese richtlijnen. Afhankelijk van uw wensen en de complexiteit kunnen de volgende stappen onderdeel uitmaken van de aanbesteding.

Budgetcalculatie

Een budgetcalculatie (ook wel voorcalculatie of exploitatiecalculatie) geeft u inzicht in de benodigde uren voor schoonmaakonderhoud op zowel productie- als leidingniveau. De basis vormt het door u gewenste kwaliteitsniveau. Tevens zijn de kosten volledig gespecificeerd per gebouw of afdeling. Een budgetcalculatie wordt veelal voorafgaand aan een inschrijvingstraject opgesteld. U weet hiermee wat u in de markt kunt verwachten zodat u budgettechnisch gezien niet voor grote verrassingen komt staan. Vaak passen wij de calculatie toe om samen met u de Total Cost of Ownership te berekenen van de af te sluiten schoonmaakovereenkomst.

Opstartbegeleiding

Bij een nieuw contract komt nogal wat kijken wat van u de nodige aandacht vraagt. Neem alleen al het proces van personeelsovername van latende naar nieuwe leverancier en het implementeren van de KPI’s. En hoe staat het met de status van schoonmaakkwaliteit op het moment van overdracht? ATIR België kan u behulpzaam zijn bij een zo geruisloos mogelijke overgang van schoonmaakcontract. Denkt u bijvoorbeeld aan het uitvoeren van een nulmeting voor de overgang naar de nieuwe leverancier. De eerste drie maanden van een nieuw schoonmaakcontract zijn cruciaal voor het succes op lange termijn.

Offerte beoordeling

Om te voorkomen dat het beoordelen van offertes al te veel tijd in beslag neemt, heeft ATIR België hiervoor een applicatie ontwikkeld. Veelal beoordelen wij samen met de opdrachtgever de offertes van leveranciers om zodanig tot een objectief afgewogen oordeel te komen.

Contractvormen schoonmaak

Door de jarenlange ervaring met aanbesteden en inkopen van schoonmaakonderhoud zijn de adviseurs van ATIR gespecialiseerd in alle diverse contractvormen. Of het nu gaat om een joint venture, een resultaatcontract of een inspanningscontract, de adviseurs van ATIR kunnen u adviseren. Veelal voeren we een onderzoek uit naar het meest geëigende contract om te bepalen welk schoonmaakscenario het beste bij uw organisatie aansluit. Wilt u een onderbouwde keuze maken voor een joint venture, de overstap naar inbesteden, uitbesteden of een combinatie van de twee? ATIR België geeft u alle expertise en informatie om een gefundeerde beslissing te maken en het meeste resultaat te halen uit uw gewenste contractvorm.