Dit is waarom uw KPI’s falen
Elk bedrijf gebruikt Key Performance Indicators (KPI’s). Of, beter gezegd: elke organisatie heeft een paar cijfers waarvan ze weten dat die belangrijk zijn om te volgen en op te sturen. Facility management KPI’s zijn de belangrijkste metingen in een organisatie en geven in één oogopslag een overzicht van hoe de zaken ervoor staan. Toch lukt het veel bedrijven niet om met die KPI’s datagedreven te werken, of hun organisatie mee te krijgen in het werken met KPI’s. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. De voornaamste hiervan zetten we hieronder op een rijtje.
1. Er is geen duidelijk doel
Goed, waarschijnlijk is er wel een doel. Maar is er niet bepaald welke KPI aan kan geven of dat doel ook behaald wordt. Of, andersom geredeneerd, hoe de facility management KPI bijdraagt aan het behalen van het doel. Heeft uw bedrijf doelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau? Of op lange, middellange en korte termijn? Dan is het bij het vaststellen van die doelstellingen een goed idee om te bedenken hoe u gaat meten hoe ver u bent in het behalen ervan. Een KPI zonder doel is geen KEY Performance Indicator.
2. U meet wat u al weet
Een populaire misvatting is dat KPI’s er zijn om alle aspecten van de bedrijfsvoering te monitoren. Alle processen, alle afdelingen, alle gebieden. Want alle stappen zijn belangrijk, toch? Ongetwijfeld. Maar van sommige processen weet u ook zonder er naar te kijken dat ze goed lopen. Of ze veranderen zo zelden van uitkomst, dat het geen zin heeft ze dagelijks bij iedereen onder de neus te duwen. Bijvoorbeeld: medewerkerstevredenheid is essentieel voor een goed lopende organisatie. Maar als die slechts één keer per jaar gemeten wordt, is het niet erg relevant om in het wekelijkse dashboard het medewerkerstevredenheidscijfer te laten zien.
3. U meet teveel
Er bestaat in veel bedrijven nogal wat verwarring tussen het hebben van overzicht en het verkrijgen van inzicht. Veel managers voelen zich comfortabel bij brede rapportages met alle aspecten van bedrijf of afdeling netjes naast elkaar, regel voor regel. Dit soort overzichtsrapportages geeft inderdaad een totaaloverzicht. Maar overzicht is iets anders dan inzicht. Die lange lijst vertelt niet wáár u naar moet kijken. En waarom tijd verdoen met kijken naar informatie waar u niets aan gaat doen? Een goede KPI vertelt u wanneer het tijd is voor actie; en waar dat moet gebeuren.
4. Iedereen is niemand
Prachtig, KPI’s voor het hele bedrijf. Het management houdt ervan om alles netjes organisatiebreed in beeld te hebben. Maar voor een medewerker op een individuele afdeling of in een individuele vestiging, zegt zo’n KPI niets. Net als doelstellingen kennen ook facility management KPI’s een hiërarchie en net zoals in uw organisatie dragen de KPI’s van de individuele afdelingen en vestigingen bij aan de KPI’s van het hele bedrijf. Zo kunt u de relevantie van de facility management KPI’s terugbrengen naar degenen die bij moeten dragen aan de resultaten.
5. U bent vastgeroest
We schreven al dat facility management KPI’s relevant moeten zijn en blijven. Dat betekent ook dat u regelmatig evalueert of de KPI’s die u bijhoudt nog de juiste zijn. Want waar de doelstellingen voor de organisatie regelmatig veranderen, horen KPI’s dat ook te doen. Met het formuleren van nieuwe doelen voor het volgende boekjaar of de nieuwe strategische koers, komt het moment om te bekijken of uw KPI’s hier nog bij aansluiten. En dus te stoppen met focussen op de KPI’s die niet meer bijdragen aan uw doelen – al zijn ze misschien nog best nuttig!
6. U kunt er niets aan doen
Nee, echt. Of tenminste: als u er iets aan doet, is dat niet te zien. Veel KPI’s worden cumulatief gemeten over een boekjaar. En alhoewel dat best nuttig is om aan het eind van het jaar te zien waar uw bedrijf staat, geeft het u weinig mogelijkheden de effecten van uw acties te evalueren. Een goede KPI meet in dezelfde tijdschaal als het proces wat hij beoogt te meten. Heeft u een wekelijks operationeel proces? Dan geeft de KPI resultaten weer op weekbasis. Zo wordt voorkomen dat de aandacht gedurende het jaar verslapt, omdat de cijfers niet meer veranderen door kleine verbeteringen.
7. U bent niet uniek
Natuurlijk bent u dat wel. En uw organisatie ook! Maar waarom meet u dan hetzelfde als iedereen? In elke managementcursus krijgt men de standaardmetingen aangeleerd om te weten of het goed gaat met uw bedrijf. En de bijbehorende KPI’s. En als u die KPI’s aanhoudt komt u waarschijnlijk al een heel eind. Maar u mist uw eigen inbreng. Want waarom bent u ooit met dit bedrijf begonnen? Wat maakt uw bedrijf uniek? Die onderscheidende factor is wat uw aanbod moet onderscheiden van de rest van de markt. Meet u ook of u dat doet? Data is overal. Juist daarom is het belangrijk om duidelijke keuzes te maken in welke data nu echt van waarde is voor uw processen, doelstellingen en visie. Met de juiste data en de juiste KPI’s weet u echt waar u staat – en waar u naartoe stuurt!
Aan de slag met uw KPI’s?
Denkt u na het lezen van dit blog dat uw facility management KPI’s weer eens onder de loep moeten worden genomen? Wij kunnen u hierbij helpen. Wilt u ontdekken hoe u uw KPI’s kunt verbeteren? Neem dan contact op met de experts van ATIR voor het implementeren en onder de loep nemen van uw facility management KPI’s.