Geschreven door Ferenc van der Sterren

 

De vorige regering had de ambitie om namens de overheid een centrale schoonmaakdienst op te richten: Fedoclean. Deze dienst moet de productiviteit en de kwaliteit van de schoonmaakdiensten verbeteren. Adviesbureau Atir kreeg de opdracht om een blauwdruk te ontwikkelen voor de organisatie ervan in de verschillende overheidsgebouwen. 

 

schoonmaakadvies-overheid-belgie

 

‘De Federale Administratie in België heeft de intentie het schoonmaakonderhoud van al haar gebouwen onder te brengen bij een centrale schoonmaakdienst genaamd Fedoclean. Het betreft circa 1500 gebouwen met in totaal 7.8 miljoen vierkante meter aan ruimten. Doel is om de werking efficiënter te maken en besparingen te realiseren’, aldus het persbericht dat adviesbureau Atir afgelopen zomer verstuurde, nadat zij via een inschrijfprocedure de opdracht gegund had gekregen voor ondersteuning en advies van deze schoonmaakdienst.


Ferenc van der Sterren, directeur Atir België: ‘In 2013 heeft de toenmalige regering binnen haar eigen gebouwen een studie laten uitvoeren waaruit bleek dat de productiviteit van de schoonmaakdiensten in eigen beheer lager lag dan die van de schoonmaakdiensten die waren uitbesteed aan een externe partij. Het idee ontstond om alle medewerkers van de eigen-beheersituaties en van de uitbestede schoonmaakcontracten onder te brengen onder één centrale schoonmaakdienst van de overheid: Fedoclean. Doel: een productiviteitsslag en een kwaliteitsslag te maken.’

Via een inschrijfprocedure is de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie (FOD P&O) op zoek gegaan naar een schoonmaakmanagementadviesbureau dat hen kan ondersteunen bij de inrichting en advisering inzake de realisatie van Fedoclean. Belangrijk voor de gunning was de ruime kennis en ervaring op de verschillende onderdelen die cruciaal zijn voor de realisatie van doelen.

Standplaats voor Atir is Brussel aan de Wetstraat waar de FOD P&O een mooi kantoor ter beschikking heeft gesteld. Er wordt met een gemêleerd team van adviseurs samengewerkt aan de oplevering van de verschillende onderdelen. Junior en senior adviseurs van zowel Atir Nederland als van Atir België werken onder de projectleiding van Ferenc van der Sterren samen met de opdrachtgever.

Aanpak
Van der Sterren: ‘Atir heeft ervaring in het vitaliseren en professionaliseren van schoonmaakdiensten. Echter de omvang van het project Fedoclean is niet eerder aan de orde geweest. Dit project is momenteel volop in uitvoering. Er worden tools gemaakt die de medewerkers van Fedoclean in de toekomst zelf kunnen inzetten om de dienst te professionaliseren. Ook worden gezamenlijk keuzes gemaakt op welke wijze de doelstellingen het beste bereikt zullen worden. Zowel bij overheid als in de gezondheidszorg spelen de vraagstukken van optimalisatie en professionalisering van de schoonmaak.’

Van der Sterren over de aanpak in grote lijnen: ‘Wij starten onze werkzaamheden altijd met een Project Start-Up. In de eerste bespreking met het projectteam formuleren we samen de doelstellingen. Deze doelstellingen zijn het vertrekpunt om de huidige situatie te toetsen en de meest geëigende schoonmaaksituatie te bepalen.’

Het gaat hierbij om de volgende doelstellingen:
• Organisatorische doelstellingen
• Kwalitatieve doelstellingen
• Sociale/ Personele doelstellingen
• Financiële doelstellingen
• Operationele doelstellingen.

In de uitwerking van de doelstellingen is er specifieke aandacht voor wensen en eisen omtrent:
• het kwaliteitsontwerp (eigen beheer/uitbesteed; frequenties, resultaat- of inspanningsgericht)
• de prestatie-indicatoren
• de aansturingvorm/ ideale schoonmaakorganisatie
• de scope van de werkzaamheden
• aansluiting op het primaire proces
• aansluiting op de facilitaire organisatie
• functieprofielen
• schoonmaakmethodieken
• arbeidsvoorwaarden

Daarna de analyse van de huidige situatie en de analyse van de personele situatie en organisatie. Vervolgens een uitwerking van mogelijke scenario’s (inbesteden, uitbesteden, combinatie, et cetera). Van der Sterren: ‘Op basis van de eerste stappen bepalen we de mogelijke scenario’s om de doelen te bereiken. We brengen de voor- en nadelen van elk mogelijk scenario in kaart.

‘Voor de opdracht Fedoclean zijn de aandachtgebieden opgesplitst in een vijftiental posten: analyse FMIS-tools, schoonmaakprogramma’s, normen en prestaties, schoonmaaktaken en planning, schoonmaakcalculatie, schoonmaakmethodieken, organogram, functiebeschrijvingen, overdracht personeel, huishoudelijk reglement, SLA, opleidingsplan, risicoanalyse, lastenboek en kwaliteitsborging. Momenteel worden de tools die hiervoor opgesteld zijn, getoetst aan de werkelijkheid van de werkvloer. Theorie is één ding. Als straks de kwaliteitsverbetering en de productiviteitsstijging gerealiseerd wordt in de praktijk, dan is de opdracht voor ons geslaagd!’